Digitalisasi Daycare = Investasi Tepat Guna
Webinar TalkShow Klaskoo
Bersama Ms. Ervina Ciputra (Pendiri KidCastle Daycare)
Sabtu, 28 Oktober 2023
Di tengah berkembangnya dunia daycare dan preschool di Indonesia, semakin banyak pemilik sekolah yang dihadapkan pada satu pertanyaan penting: apakah digitalisasi benar-benar dibutuhkan, atau justru menjadi beban baru? Pertanyaan ini menjadi relevan, terutama bagi para owner yang harus menyeimbangkan antara idealisme pendidikan, operasional harian, dan keberlanjutan bisnis.
Dalam webinar yang diselenggarakan oleh Klaskoo, Ms. Ervina Ciputra, pendiri KidCastle Daycare, membagikan perjalanannya membangun daycare dari sudut pandang yang cukup unik. Berbekal latar belakang accounting dan bisnis, Ms. Ervina memandang pengelolaan daycare bukan hanya sebagai aktivitas sosial dan edukatif, tetapi juga sebagai sebuah investasi jangka panjang yang harus dikelola secara sehat dan rasional.
Webinar ini dipandu oleh Raisha dan dihadiri oleh para pemilik serta pengelola daycare dari berbagai kota, yang sebagian besar menghadapi tantangan serupa: bagaimana mengelola daycare dengan profesional tanpa kehilangan esensi pendidikan anak usia dini.
Awal Perjalanan: Dari Latar Belakang Bisnis ke Dunia Daycare
Berbeda dengan banyak pendiri daycare yang berasal dari dunia pendidikan, Ms. Ervina Ciputra datang dari latar belakang keuangan dan bisnis. Sejak awal, ia terbiasa berpikir dalam kerangka efisiensi, pengelolaan biaya, dan pengambilan keputusan berbasis data.
Keputusan untuk terjun ke dunia daycare berawal dari peran barunya sebagai seorang ibu. Ia melihat kebutuhan akan layanan daycare yang tidak hanya aman dan nyaman, tetapi juga memiliki sistem yang jelas dan profesional. Dari sinilah muncul ketertarikan untuk membangun sebuah institusi pendidikan anak usia dini yang dikelola secara serius, bukan sekadar “tempat titip anak”.
Perjalanan awal KidCastle dimulai melalui sebuah sistem franchise. Harapannya, franchise dapat memberikan panduan operasional yang lebih mapan dan meminimalkan risiko. Namun seiring berjalannya waktu, Ms. Ervina menyadari bahwa sistem yang ada belum sepenuhnya sejalan dengan nilai, standar, dan tujuan jangka panjang yang ia inginkan.
Pengalaman tersebut menjadi pembelajaran penting: sistem boleh jadi terlihat siap pakai, tetapi belum tentu tepat guna.
Membangun KidCastle Daycare dengan Pendekatan Tepat Guna
Berangkat dari pengalaman tersebut, Ms. Ervina memutuskan untuk membangun KidCastle Daycare sebagai brand independen. Keputusan ini tentu tidak mudah. Membangun daycare dari nol berarti harus memikirkan segalanya—mulai dari konsep, kurikulum, tim, hingga sistem operasional.
Namun satu hal yang menjadi pegangan Ms. Ervina sejak awal adalah prinsip value vs cost. Setiap keputusan harus memiliki tujuan yang jelas dan manfaat yang terukur. Prinsip ini sangat dipengaruhi oleh latar belakang accounting yang ia miliki.
Bagi Ms. Ervina, daycare bukan sekadar tempat belajar, tetapi sebuah organisasi yang harus memiliki:
- Sistem kerja yang rapi
- Alur operasional yang efisien
- Pengelolaan sumber daya yang bijak
Tanpa itu semua, kualitas layanan akan sulit dipertahankan dalam jangka panjang.
Tantangan Operasional yang Muncul Seiring Pertumbuhan
Seiring KidCastle berkembang, kompleksitas operasional pun meningkat. Jumlah anak bertambah, tim semakin besar, dan komunikasi dengan orang tua menjadi semakin intens. Di titik ini, Ms. Ervina mulai merasakan tantangan yang sering dialami banyak owner daycare: ketergantungan pada proses manual.
Pencatatan kehadiran, laporan perkembangan anak, dokumentasi kegiatan, hingga komunikasi harian dengan orang tua mulai menyita waktu dan energi. Risiko kesalahan pun semakin besar ketika semuanya dilakukan secara terpisah dan tidak terintegrasi.
Sebagai seseorang dengan latar belakang finansial, Ms. Ervina cukup cepat menyadari bahwa kondisi ini tidak efisien. Bukan hanya dari sisi waktu, tetapi juga dari sisi biaya tersembunyi, kelelahan tim, data yang tidak rapi, dan potensi miskomunikasi dengan orang tua.
Proses Mencari Sistem Aplikasi yang Tepat
Kesadaran akan pentingnya sistem mendorong Ms. Ervina untuk mulai mencari solusi digital. Dalam perjalanannya, ia sempat mencoba beberapa aplikasi, termasuk sistem yang sebelumnya digunakan oleh sekolah tempat ia pernah bernaung.
Namun pengalaman tersebut justru memperkuat satu hal: tidak semua aplikasi cocok untuk semua daycare.
Beberapa sistem terasa terlalu kompleks dan tidak ramah bagi tim operasional. Ada juga yang secara biaya cukup tinggi, tetapi fitur yang diberikan tidak benar-benar menjawab kebutuhan sehari-hari. Dari sudut pandang investasi, hal ini menjadi tanda bahaya.
“Sebagai orang accounting, saya selalu melihat apakah sesuatu itu layak secara biaya dan benar-benar dipakai sehari-hari, bukan hanya terlihat bagus di awal,” ungkap Ms. Ervina dalam sesi webinar.
Pengalaman mencoba berbagai sistem ini menjadi proses penting bagi KidCastle. Bukan soal mencari aplikasi paling canggih, tetapi mencari sistem yang relevan, efisien, dan berdampak langsung pada operasional.
Klaskoo sebagai Sistem Pendukung Operasional
Dalam proses pencarian tersebut, Ms. Ervina akhirnya menemukan Klaskoo, sebuah aplikasi manajemen daycare dan preschool yang dirancang khusus untuk kebutuhan operasional pendidikan anak usia dini.
Yang membuat Klaskoo berbeda di mata Ms. Ervina bukan sekadar fitur, tetapi pendekatannya. Sistem ini membantu merapikan aktivitas harian daycare tanpa mengubah alur kerja secara drastis. Tim dapat beradaptasi secara bertahap, sementara owner tetap memiliki kontrol dan visibilitas terhadap operasional.
Klaskoo membantu KidCastle dalam :
- Dokumentasi aktivitas dan perkembangan anak
- Komunikasi yang lebih terstruktur dengan orang tua
- Pengelolaan data operasional yang lebih rapi
Dari sisi investasi, manfaat ini dirasakan secara nyata. Waktu kerja menjadi lebih efisien, tim tidak lagi terbebani pencatatan manual berulang, dan orang tua mendapatkan informasi yang lebih transparan.
Bagi Ms. Ervina, inilah contoh investasi sistem yang tepat guna biaya yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat jangka panjang yang didapatkan.
Digitalisasi Daycare dari Sudut Pandang Finansial
Salah satu poin penting yang ditekankan Ms. Ervina dalam webinar ini adalah cara memandang digitalisasi. Menurutnya, aplikasi bukanlah solusi ajaib. Ia hanyalah alat bantu yang harus ditempatkan pada konteks yang tepat.
Sebagai owner dengan latar belakang accounting, Ms. Ervina terbiasa menilai:
- Apakah sistem ini benar-benar digunakan?
- Apakah sistem ini mengurangi beban kerja atau justru menambah?
- Apakah manfaatnya sejalan dengan tujuan jangka panjang daycare?
Pendekatan ini menjadi pengingat penting bagi para pemilik daycare. Digitalisasi seharusnya membantu owner fokus pada pengembangan kualitas layanan, bukan sekadar menambah daftar pengeluaran.
Owner sebagai Pengambil Keputusan Strategis
Dalam sesi diskusi, Ms. Ervina juga menekankan peran owner sebagai pengambil keputusan strategis. Owner tidak harus mengerjakan semua hal teknis, tetapi perlu memahami sistem yang digunakan dan dampaknya terhadap operasional.
Dengan sistem yang tepat, owner dapat:
- Mengambil keputusan berbasis data
- Mengelola pertumbuhan daycare dengan lebih terencana
- Menjaga keseimbangan antara kualitas pendidikan dan kesehatan bisnis
Hal ini menjadi semakin penting seiring daycare berkembang. Tanpa sistem yang rapi, risiko kelelahan owner dan tim akan semakin besar.
Pembelajaran untuk para pemilik Daycare
Kisah Ms. Ervina Ciputra bersama KidCastle Daycare menunjukkan bahwa digitalisasi bukan tentang mengikuti tren, melainkan tentang membuat keputusan yang tepat. Dengan sudut pandang investasi dan finansial yang kuat, Ms. Ervina membuktikan bahwa sistem aplikasi dapat menjadi alat pendukung yang efektif, selama dipilih dengan bijak.
Webinar & Talkshow Klaskoo
Klaskoo akan terus menyelenggarakan acara webinar talkshow bersama para praktisi, menghadirkan topik-topik yang relevan dengan tren terakhir. Menghadirkan ruang belajar dan berbagi bagi para pemilik serta pengelola daycare di Indonesia. Membuka diskusi, berbagi pengalaman nyata, dan saling menguatkan satu sama lain dalam menghadapi tantangan industri pendidikan anak usia dini yang selalu relevan dengan kondisi jaman.
Klaskoo percaya bahwa kemajuan daycare tidak bisa dicapai secara sendiri-sendiri. Dibutuhkan ekosistem yang saling mendukung, antara praktisi, pemilik, dan sistem yang tepat.
Oleh karena itu, Klaskoo hadir sebagai enabler, yang membantu operasional daycare berjalan lebih rapi, efisien, dan berkelanjutan, sehingga para pengelola dapat lebih fokus pada kualitas pengasuhan dan pendidikan anak.
Bersama, Klaskoo ingin tumbuh dan maju bersama para pelaku daycare di seluruh Indonesia.